Quels types de messages puis-je ajouter à l’onglet ‘Communication’? Qui peut voir ces messages? +

  • Annexe : ajouter une annexe. Cela peut être différents types de fichiers. Pratique pour ajouter par ex. des dessins, illustrations ou plans.   
  • E-mail : envoyer un e-mail. Vous pouvez envoyer un e-mail à qui vous voulez, mais aussi à plusieurs personnes en même temps et à des personnes qui n’ont pas accès à e-REPS.  Placez une virgule entre chaque adresse mail.  
  • Plainte : si vous désirez enregistrer une plainte.  Vous trouverez davantage d’info dans ‘Comment enregistrer une plainte.’   
  • Remarque : un texte que vous pouvez ajouter et qui vous permet de communiquer avec un collaborateur de Renson et/ou toute personne qui a accès à ce dossier.  
  • Demande de service : si vous souhaitez passer une demande de service. Vous trouverez davantage d’info sur ‘Comment passer une demande de service ?’    .
  • Si vous sélectionnez le groupe-cible ‘interne’, chaque utilisateur couplé au même numéro de client pourra lire ce message. Attention : un collaborateur de Renson ne pourra pas lire ce message.

Puis-je ajouter une annexe à un dossier? +

Si on vous demande d’ajouter une annexe au dossier ou si vous souhaitez ajouter vous-même différents fichiers à votre demande, vous pouvez le faire dans l’onglet ‘Communication’. Cliquez sur ‘Ajouter’ et sélectionnez le type ‘Annexe’.  Complétez tous les champs et cliquez sur ‘Fichier’ ou ‘Choisir un fichier’.  Une fois que votre fichier est sélectionné, vous devez simplement cliquer sur ‘Enregistrer’.  Si vous souhaitez ajouter plusieurs fichiers, recommencez l’opération.

Puis-je supprimer une annexe? +

Vous pouvez supprimer ou désactiver les annexes que vous avez ajoutées.  Cliquez sur la roue dentée dans l’onglet ‘Communication’ de votre dossier et cliquez ensuite sur ‘Désactiver’. Votre annexe est supprimée.

Puis-je contacter ma personne de contact chez Renson? +

Via l’onglet ‘Communication’ vous pouvez faire un message du type ‘Remarque’. Cette remarque est envoyée à votre personne de contact chez Renson.  Si cette personne réagit, vous allez recevoir un mail avec la mention qu’il s’agit d’une réponse à votre remarque.

Puis-je envoyer des messages à des personnes qui n’ont pas accès au dossier sur e-REPS? +

A l’aide de l’onglet ‘Communication’ vous pouvez envoyer un message de type ‘E-mail’. Vous pouvez compléter plusieurs destinataires.  Les destinataires peuvent répondre simplement à votre mail.  Ces réponses sont ensuite envoyées à l’adresse mail couplée à votre numéro d’utilisateur e-REPS.

Si je réponds à un message, le correspondant est-il averti? +

Oui, le correspondant reçoit un mail avec la mention qu’il s’agit d’une réponse à un message qu’il/elle a envoyé.

Quelle est la différence entre une plainte et une demande de service? +

Les deux types de messages vous permettent d’enregistrer une plainte.  En cas de ‘Demande de service’, l’onglet ‘Configurateur’ est libéré à nouveau, ce qui vous permet de placer une commande de service.

Comment puis-je enregistrer une plainte? +

A l’aide de l’onglet ‘Communication’ vous pouvez ajouter un message de type ‘Plainte’.  Cette plainte est traitée par un collaborateur Renson.

Comment puis-je enregistrer une commande de service? +

Vous pouvez enregistrer une commande de service via le dossier originel ou via un nouveau dossier dans e-REPS.
 
Via le dossier d’origine :
Attention, vous ne pouvez placer une commande de service que dans un dossier qui a le statut ‘Terminé’.  Si vous souhaitez placer une demande de service pour une commande qui a un autre statut, veuillez contacter un collaborateur de Renson.
 
  1. Cherchez le dossier d’origine via ‘Aperçu des dossiers’
  2. Via l’onglet ‘Communication’ vous ajoutez un nouveau message de type ‘Demande de service’. Ceci enregistre automatiquement une plainte.  Le statut est modifié de ‘Terminé’ vers ‘Demande de service’.
  3. Renson poste un nouveau document dans l’onglet ‘Communication’ du type ‘Document de garantie’.  Ce document comporte les données suivantes :
    • Tous les numéros de garantie
    • Le nom du produit
    • Les dimensions – la couleur – le côté de la commande
    • Les codes articles des éléments
Vous recevez ce document dans votre boîte mail.  Vous pouvez utiliser les données de la liste de garantie lors de la réalisation de votre demande de service dans ‘Configurateur’.
  1. Vous configurez le produit souhaité dans l’onglet ‘Configurateur’.  Vous pouvez le faire via ‘Selon numéro de garantie’.  Ce numéro de garantie se trouve sur la confirmation de commande, la facture ou le document de garantie dans l’onglet ‘Communication’ ou dans votre boîte mail.  Si vous n’avez pas de numéro de garantie, vous pouvez choisir ‘Selon mesures’ et sous ‘Numéro de garantie’ compléter le numéro de commande.  En combinaison avec les dimensions, nous recherchons pour vous le numéro de garantie.  Si vous complétez le champ ‘Votre référence’ dans l’onglet ‘Configurateur’, ceci remplace la référence de la commande originale.  La commande de service reçoit alors une autre référence que la commande d’origine.  Si vous laissez ce champ libre, la commande de service va être reprise sous le même numéro que la commande initiale.
  2. Cliquez sur ‘Passer la commande’.
 
Via un nouveau dossier :
  1. Vous commencez une nouvelle demande, choisissez un groupe de produits et sélectionnez le produit  ‘Service’.
  2. Dans l’onglet ‘Configurateur’ vous configurez le produit souhaité.  Dans e-REPS vous pouvez commander ‘Selon numéro de garantie’.  Ce numéro de garantie se trouve sur la confirmation de commande ou la facture.  Si vous n’avez pas de numéro de garantie, vous pouvez choisir ‘Selon mesures’ et sous ‘Numéro de garantie’ compléter le numéro de commande.  En combinaison avec les dimensions, nous recherchons le numéro de garantie pour vous.   
  3. Cliquez sur ‘Passer la commande’.
Si vous souhaitez aussi enregistrer une plainte, vous pouvez ajouter un message dans l’onglet ‘Communication’ du type ‘Plainte’.