FAQ - Veelgestelde vragen

• Bijlage: toevoegen van een bijlage. Dit mogen alle types bestanden zijn. Handig om bv. schetsen, afbeeldingen of plannen toe te voegen.
• E-mail: versturen van een e-mail. U kan een e-mail versturen naar iedereen die u wenst, ook naar meerdere personen tegelijk en personen die geen toegang hebben tot e-REPS. Plaats een komma tussen ieder emailadres.
• Klacht: indien u een klacht wenst te registreren. Meer info vindt u bij ‘Hoe kan ik een klacht registreren’.
• Opmerking: vrije tekst die u kan toevoegen en die u in staat stelt om te communiceren met een Renson-medewerker en/of iedereen die toegang heeft tot dit dossier.
• Service request: indien u een service order wenst te plaatsen. Meer info vindt u bij ‘Hoe kan ik een service order plaatsen?’.

Indien u doelgroep ‘Intern’ selecteert, kan iedere gebruiker gekoppeld aan hetzelfde klantnummer dit bericht lezen. Opgelet: een Renson-medewerker kan dit bericht dan niet lezen.

Indien u wordt gevraagd een bijlage toe te voegen aan het dossier of indien u dit zelf wenst kan u verschillende bestanden toevoegen aan uw aanvraag. U kan dit doen in tabblad ‘Communicatie’. Klik op ‘Toevoegen’ en selecteer type ‘Bijlage’. Vervolledig alle invulvelden en klik bij ‘Bestand’ op ‘Choose File’. Eenmaal uw bestand geselecteerd, dient u enkel nog op ‘Opslaan’ te klikken. Indien u meerdere bestanden wenst toe te voegen, herhaal deze actie dan.

Zelf toegevoegde bijlagen kan u zelf verwijderen of deactiveren. Klik in tabblad ‘Communicatie’ van uw dossier op het tandwieltje en klik dan op ‘Deactiveren’. Uw bijlage wordt verwijderd.

Via tabblad ‘Communicatie’ kan u een bericht van het type ‘Opmerking’ maken. Deze opmerking wordt verstuurd naar uw Renson-contactpersoon.  Indien deze persoon daarop reageert, zal u mail ontvangen in uw mailbox met de melding dat er is geantwoord op uw opmerking.

Via tabblad ‘Communicatie’ kan u een bericht van het type ‘E-mail’ versturen. U kan meerdere geadresseerden invullen. De geadresseerden kunnen eenvoudig antwoorden op uw e-mail. Deze antwoorden worden dan verstuurd naar het e-mailadres gekoppeld aan uw e-REPS-gebruikersnummer.

Ja, de tegenpartij krijgt een e-mail met de melding dat er geantwoord is op een bericht dat hij/zij heeft verstuurd.

Beide berichttypes laten u toe een klacht te registreren. Bij een ‘Service Request’ wordt tabblad ‘Configurator’ echter opnieuw vrijgegeven waardoor u de mogelijkheid krijgt een service order te plaatsen.

Via tabblad ‘Communicatie’ kan u een nieuw bericht toevoegen van het type ‘Klacht’. Deze klacht wordt behandeld door een Renson-medewerker.

U kan een service order plaatsen via het origineel dossier of via een nieuw dossier in e-REPS.
Via het origineel dossier:
Opgelet, u kan enkel een service order plaatsen in een dossier dat status ‘Afgehandeld’ heeft. Indien u een service order wenst te plaatsen voor een order dat een andere status heeft gelieve een Renson-medewerker te contacteren.
 

1. U zoekt het origineel dossier op via ‘Overzicht’
2. Via tabblad ‘Communicatie’ voegt u een nieuw bericht toe van het type ‘Service request’. Dit registreert automatisch een klacht. De status wijzigt van ‘Afgehandeld’ naar ‘In service’.
3. Renson post een nieuw document in tabblad ‘Communicatie’ van het type ‘Garantie document’. Dit document bevat volgende gegevens:
   • Alle garantienummers
   • Productnaam
   • Afmetingen – kleur – kant bediening
   • Artikelnummers van de onderdelen

Dit document ontvangt u ook in uw mailbox. U kan de gegevens in de garantielijst gebruiken bij het plaatsen van uw bestelling in ‘Configurator’.

4. In tabblad ‘Configurator’ configureert u het gewenste product. Dit kan via ‘Volgens garantienummer’. Dit garantienummer vindt u terug op de orderbevestiging, factuur of op het garantiedocument in het tabblad ‘Communicatie’ of in uw mailbox. Indien u geen garantienummer hebt, kan u ‘Volgens afmetingen’ kiezen en bij ‘Garantienummer’ het ordernummer invullen. In combinatie met de afmetingen zoeken wij het garantienummer voor u op. Indien u het veld ‘Uw referentie’ invult in tabblad ‘Configurator’ vervangt dit de referentie van het oorspronkelijke order. Het service order krijgt dan een andere referentie dan het originele order. Indien dit veld blanco blijft zal het service order de referentie van het oorspronkelijke order overnemen.
5. Klik op ‘Bestelling plaatsen’.

 
Via een nieuw dossier:

1. U start een nieuwe aanvraag, kiest de gewenste productgroep en selecteert het product ‘Service’.
2. In tabblad ‘Configurator’ configureert u het gewenste product. In e-REPS kan u bestellen ‘Volgens garantienummer’. Dit garantienummer kan u terugvinden op de orderbevestiging of factuur. Indien u geen garantienummer hebt, kan u ‘Volgens afmetingen’ kiezen en bij ‘Garantienummer’ het ordernummer invullen. In combinatie met de afmetingen zoeken wij het garantienummer voor u op.
3. Klik op ‘Bestelling plaatsen’.

Indien u ook een klacht wenst te registreren, kan u in tabblad ‘Communicatie’ een bericht toevoegen van het type ‘Klacht’.

Naast iedere vraag kan u klikken op een vraagteken. Hier vindt u meer info omtrent de vraag en mogelijke antwoorden.
U kan dezelfde info ook terugvinden door in de rechterkant van uw scherm op ‘Productinformatie’ te klikken. De getoonde informatie is degene van het antwoordveld dat u op dat moment heeft geselecteerd.

Naast iedere toegevoegde orderlijn staat een potlood. Klik op dit potlood en de toegevoegde orderlijn wordt links ingeladen in de configurator. Pas aan waar nodig en klik onderaan tabblad ‘Configurator’ op ‘Wijzigen’.

Naast iedere toegevoegde orderlijn staat een potlood. Klik op dit potlood en de toegevoegde orderlijn wordt links ingeladen in de configurator. Pas aan waar nodig en klik onderaan tabblad ‘Configurator’ op ‘Toevoegen’.

Selecteer de orderlijnen die u wil verwijderen door op het witte vierkant naast deze orderlijn te klikken en klik daarna bovenaan op het vuilbakje.
Indien u alle orderlijnen wil verwijderen, klik dan op het witte vierkant naast ‘Aantal’ (alle orderlijnen worden hiermee aangevinkt) en klik daarna op het vuilbakje.

Indien uw bedrijf in aanmerking komt om promokortingen te verkrijgen, zal u in tabblad ‘Configurator’ een productgroep kunnen selecteren met omschrijving ‘Promotie-acties’. Klik op deze productgroep en beantwoord alle vragen. Klik op ‘Toevoegen’ en vraag een offerte aan. Na enkele minuten ontvangt u een offerte waarop een offertenummer staat. Dit offertenummer heeft telkens volgende vorm: ##/######.

Indien uw bedrijf in aanmerking komt om promokortingen te verkrijgen, dient u eerst een promocode te registreren. Hoe u dit doet vindt u onder ‘Hoe kan ik een promocode registreren?’.
Configureer de producten waarvoor u een offerte wil aanvragen en vul onderaan ieder product dat in aanmerking komt het offertenummer in (zonder ‘/’) dat u heeft verkregen bij de registratie van de promocode.
TIP: u kan het oorspronkelijke dossier waarin u de promocode heeft geregistreerd verder gebruiken om ook de producten in te configureren. Wanneer u de promocode heeft geregistreerd en de offerte heeft gekregen, kan u deze orderlijn gewoon verwijderen uit het ‘Productoverzicht’. Klik nadien op ‘Productgroep wijzigen’ en selecteer de juiste productgroep van het product waarvoor u een offerte wil aanvragen. Vergeet het offertenummer van de registratie niet in te vullen bij ieder product!

Indien uw bedrijf in aanmerking komt om promokortingen te verkrijgen, dient u eerst een promocode te registreren. Hoe u dit doet vindt u onder ‘Hoe kan ik een promocode registreren?’.
Configureer de producten waarvoor u een order wil plaatsen en vul onderaan ieder product dat in aanmerking komt het offertenummer in dat u heeft verkregen bij de registratie van de promocode.
TIP: u kan het oorspronkelijke dossier waarin u de promocode heeft geregistreerd verder gebruiken om ook de producten in te configureren. Wanneer u de promocode heeft geregistreerd en de offerte heeft gekregen, kan u dit product gewoon verwijderen uit het overzicht met toegevoegde producten. Klik nadien op ‘Productgroep wijzigen’ en selecteer de juiste productgroep van het product waarvoor u een order wil plaatsen. Vergeet het offertenummer van de registratie niet in te vullen bij ieder product!

In het tabblad ‘Configurator’ vindt u bovenaan de productgroepen een zoekveld. Vul hier de naam van uw product in. e-REPS toont u de zoekresultaten. Tussen haakjes vindt u ook de productgroep waarin dit product zich bevindt. Het is mogelijk dat u voor bepaalde producten meerdere resultaten krijgt. Door te klikken op het product wordt u automatisch naar tabblad ‘Configurator’ van dit dossier geleid.
Opgelet: u kan geen producten uit verschillende productgroepen in 1 aanvraag groeperen. U dient hiervoor verschillende dossiers aan te maken.
Uiteraard kan u ook op de gewenste productgroep klikken en uw product zoeken door te klikken op de antwoordenlijst van de vraag ‘Product’.

Klik op het potlood naast de orderlijn waarvan u de kleurcode wil vervangen. Klik op het vergrootglas en klik op de gewenste kleur. Klik op ‘Selecteer’ in de zoektabel en klik vervolgens op ‘Wijzigen’ onderaan de configuratie om deze te wijzigen.
Indien u een bepaalde kleurcode wenst te vervangen voor alle orderlijnen waarin deze kleurcode voorkomt, klik dan op ‘Vervang alle’ in de zoektabel en bevestig. Orderlijnen met een andere kleurcode worden niet gewijzigd.

Klik op het potlood naast de orderlijn waarvan u de doekcode wil vervangen. Klik op het vergrootglas en klik op het gewenste doek. Klik op ‘Selecteer’ in de zoektabel en klik vervolgens op ‘Wijzigen’ onderaan de configuratie om deze te wijzigen.
Indien u een bepaalde doekcode wenst te vervangen voor alle orderlijnen waarin deze doekcode voorkomt, klik dan op ‘Vervang alle’ in de zoektabel en bevestig. Orderlijnen met een andere doekcode worden niet gewijzigd.

Indien uw configuratie nog niet volledig is, maar u dit concept wil bewaren, drukt u op de knop ‘Concept bewaren’ onderaan de configuratie. Met de knop ‘Concept bewerken’ kan u deze configuratie terug oproepen en verder aanvullen of bewerken.
Opgelet: telkens u op de knop ‘Concept bewaren’ klikt, wordt het vorige bewaarde concept overschreven.

Wanneer u zich in een bepaalde productgroep bevindt, kan u via de knop ‘Productgroep wijzigen’ een andere productgroep selecteren. Dit is enkel mogelijk zolang geen orderlijnen toegevoegd werden aan het ‘Productoverzicht’.

Nadat u een productgroep geselecteerd hebt, kan u via het tabblad ‘Notities’ rechts op het scherm allerhande informatie toevoegen die verband houdt met de geselecteerde productgroep. Om een notitie toe te voegen dient u eerst op de knop ‘Bewerken’ te drukken. Nadien slaat u uw notitie op via de knop ‘Opslaan’. De info die u hier toevoegt zal zichtbaar zijn in alle dossiers waar u met deze productgroep werkt. Deze inhoud kan ook geraadpleegd en bewerkt worden door alle gebruikers gekoppeld aan hetzelfde klantnummer.

U kan een service order plaatsen via het origineel dossier of via een nieuw dossier in e-REPS.
Via het origineel dossier:
Opgelet, u kan enkel een service order plaatsen in een dossier dat status ‘Afgehandeld’ heeft. Indien u een service order wenst te plaatsen voor een order dat een andere status heeft gelieve een Renson-medewerker te contacteren.
 

1. U zoekt het origineel dossier op via ‘Overzicht’
2. Via tabblad ‘Communicatie’ voegt u een nieuw bericht toe van het type ‘Service request’. Dit registreert automatisch een klacht. De status wijzigt van ‘Afgehandeld’ naar ‘In service’.
3. Renson post een nieuw document in tabblad ‘Communicatie’ van het type ‘Garantie document’. Dit document bevat volgende gegevens:
   • Alle garantienummers
   • Productnaam
   • Afmetingen – kleur – kant bediening
   • Artikelnummers van de onderdelen

Dit document ontvangt u ook in uw mailbox. U kan de gegevens in de garantielijst gebruiken bij het plaatsen van uw bestelling in ‘Configurator’.

4. In tabblad ‘Configurator’ configureert u het gewenste product. Dit kan via ‘Volgens garantienummer’. Dit garantienummer vindt u terug op de orderbevestiging, factuur of op het garantiedocument in het tabblad ‘Communicatie’ of in uw mailbox. Indien u geen garantienummer hebt, kan u ‘Volgens afmetingen’ kiezen en bij ‘Garantienummer’ het ordernummer invullen. In combinatie met de afmetingen zoeken wij het garantienummer voor u op. Indien u het veld ‘Uw referentie’ invult in tabblad ‘Configurator’ vervangt dit de referentie van het oorspronkelijke order. Het service order krijgt dan een andere referentie dan het originele order. Indien dit veld blanco blijft zal het service order de referentie van het oorspronkelijke order overnemen.
5. Klik op ‘Bestelling plaatsen’.

 
Via een nieuw dossier:

1. U start een nieuwe aanvraag, kiest de gewenste productgroep en selecteert het product ‘Service’.
2. In tabblad ‘Configurator’ configureert u het gewenste product. In e-REPS kan u bestellen ‘Volgens garantienummer’. Dit garantienummer kan u terugvinden op de orderbevestiging of factuur. Indien u geen garantienummer hebt, kan u ‘Volgens afmetingen’ kiezen en bij ‘Garantienummer’ het ordernummer invullen. In combinatie met de afmetingen zoeken wij het garantienummer voor u op.
3. Klik op ‘Bestelling plaatsen’.

Indien u ook een klacht wenst te registreren, kan u in tabblad ‘Communicatie’ een bericht toevoegen van het type ‘Klacht’.

In het tabblad ‘Historiek’ krijgt u een overzicht van alle aanvragen. Klik op de gewenste aanvraag en bevestig. Uw aanvraag wordt geopend in tabblad ‘Configurator’. U kan deze nu verder bewerken en bestellen.

In het tabblad ‘Historiek’ krijgt u een overzicht van alle aanvragen. Klik op de gewenste aanvraag en bevestig. Uw aanvraag wordt geopend in tabblad ‘Configurator’. U kan deze nu verder bewerken.

In het tabblad ‘Historiek’ krijgt u een overzicht van alle aanvragen. De PDF-file van al deze aanvragen kan u bekijken door op het PDF-logo te klikken of door via het tandwiel op ‘PDF bekijken’ te klikken.

Indien u een gewenste leverdatum aan een dossier wilt toekennen, kan u dit doen via het tabblad ‘Informatie’. Hier is het veld ‘Gewenste vertrekdatum’ voorzien waarin u de gewenste datum kan meegeven. Opgelet, indien u dit veld invult, zal uw aanvraag blokkeren en dient een Renson-medewerker deze te behandelen. Deze medewerker zal nagaan of deze gewenste vertrekdatum haalbaar is en zal een beoogde datum aan het dossier toekennen. Deze kan u dan eveneens terugvinden in het tabblad ‘Informatie’.

Nee, indien u geen leveringsvoorwaarde preciseert, zal de met Renson overeengekomen leveringsvoorwaarde  van kracht zijn. Indien u een andere leveringsvoorwaarde wenst, kan u deze selecteren in het tabblad ‘Informatie’. Opgelet: uw aanvraag zal hierdoor blokkeren en bekeken worden door een Renson-medewerker.

Wanneer een dossier de status ‘Offerte’ heeft, kan dit nog steeds aangepast worden. Via het navigatiemenu (tandwiel) in de dossierbalk bovenaan vindt u de optie ‘Bewerken’.  Deze dossierbalk met navigatiemenu is steeds zichtbaar, ongeacht in welk tabblad u zich bevindt. Wanneer u hier de optie ‘Bewerken’ kiest, zal de status van uw dossier wijzigen naar ‘Bewerken’. U beschikt nu over de mogelijkheid om uw aanvraag in het tabblad ‘Configurator’ te wijzigen.

Om een offerte aanvraag om te zetten naar een order, dient u eerst de status van uw dossier te wijzigen van ‘Offerte’ naar ‘Bewerken’. Dit kan u doen via het navigatiemenu (tandwiel) in de dossierbalk bovenaan de pagina. Hier vindt u de optie ‘Bewerken’. U beschikt nu over de mogelijkheid om in het tabblad ‘Configurator’ de bestelling te plaatsen. In tabblad 'Historiek' vindt u alle eerdere aanvragen. Hoe u deze kan openen in tabblad ‘Configurator’, kan u vinden bij 'Hoe kan ik een eerder aangevraagde offerte bestellen?’.

U kan een dossier kopiëren op 2 verschillende manieren. Indien u zich in het overzicht van alle dossiers bevindt, klik dan op het tandwiel van het te kopiëren dossier en klik dan op ‘Kopiëren’.
Indien u zich reeds in het te kopiëren dossier bevindt, klik dan op het tandwiel in de dossierbalk en klik dan op ‘Kopiëren’.
In beide gevallen wordt u onmiddellijk doorverwezen naar het tabblad ‘Informatie’ van het nieuwe dossier. Automatisch wordt dezelfde informatie overgenomen van het gekopieerde dossier, alsook het ‘Productoverzicht’ in tabblad ‘Configurator’. U kan uiteraard de gewenste aanpassingen doen. Noch de berichten in ‘Communicatie’, noch de ‘Historiek’ worden mee gekopieerd.

Indien u bepaalde dossiers nauwgezet wilt opvolgen, kan u deze als ‘Op te volgen’ markeren. Dit doet u door in het overzicht het sterretje voor het WebID aan te klikken. Het sterretje wordt geel. Uw ‘op te volgen’ dossiers blijven steeds bovenaan in het overzicht staan.

In het overzicht kan u met de filter op zoek gaan naar een bepaald dossier in functie van de informatie die u gekend is. U kan zoeken met volgende filters:

• Alles: U kan een willekeurige term opgeven (webid, klantnaam, klantnummer, een woord uit de referentie,…). De filterfunctie zal u voorstellen doen, en zal deze per type zoekterm groeperen.
• WebID: Indien u het WebID kent, kan u hierop zoeken. Dit is een unieke nummer per dossier en geeft u bijgevolg onmiddellijk het gewenste zoekresultaat.
• Klant: Hiermee kan u op klantnaam zoeken.
• Klantnummer: Indien dit door u gekend is, kan u eveneens op klantnummer zoeken.
• Uw referentie: U kan ook zoeken op referentie (of een deel ervan).
• Dossiernummer: Het dossiernummer stemt overeen met het documentnummer van de laatst gepubliceerde offerte of orderbevestiging door Renson op e-Reps. Aan de hand van dit nummer, kan u eveneens een dossier gaan zoeken.

De zoekfunctie zal u de 10 meest relevante resultaten tonen. Indien het gewenste resultaat niet gevonden wordt, dient u uw zoekopdracht te verfijnen.

Indien u reeds een aantal orderlijnen in uw dossier heeft toegevoegd, maar hier nog niet klaar mee bent, kan u uw dossier een status toekennen om aan te geven dat dit nog niet afgewerkt is. Het betreft hier de status ‘Onvolledig’. Klik hiervoor op het tandwiel in de dossierbalk en selecteer ‘Markeer als onvolledig’.

Via ‘Document zoeken’ (zie witte navigatiebalk bovenaan) kan u heel gericht naar een document zoeken. Vul de referentie of het dossiernummer in en u krijgt meteen een overzicht met alle documenten die tot dit dossier behoren.
Opgelet: vermijd spaties na de omschrijving!

U kan dit doen op voorwaarde dat er zich nog niets bevindt in het tabblad ‘Communicatie’. U dient het dossier even te selecteren en op de knop met het tandwieltje te klikken. Klik hier op ‘Markeer als ‘Geannuleerd’’. Indien er zich wel al iets bevindt in tabblad ‘Communicatie’, kan u de status enkel markeren als ‘Afgehandeld’. Hoe u dit doet, kan u lezen bij ‘Kan ik bestaande dossiers zelf als status ‘afgehandeld’ markeren?’

U kan dit doen op voorwaarde dat er zich al iets bevindt in het tabblad ‘Communicatie’. U dient het dossier even te selecteren en op de knop met het tandwieltje te klikken. Klik hier op ‘Markeer als ‘Afgehandeld’’. Indien er zich nog niets bevindt in tabblad ‘Communicatie’, kan u de status enkel markeren als ‘geannuleerd’. Hoe u dit doet, kan u lezen bij ‘Kan ik bestaande dossiers zelf als status ‘geannuleerd’ markeren?’