Quels types de messages puis-je ajouter à l’onglet ‘Communication’? Qui peut voir ces messages? +

  • Annexe : ajouter une annexe. Cela peut être différents types de fichiers. Pratique pour ajouter par ex. des dessins, illustrations ou plans.   
  • E-mail : envoyer un e-mail. Vous pouvez envoyer un e-mail à qui vous voulez, mais aussi à plusieurs personnes en même temps et à des personnes qui n’ont pas accès à e-REPS.  Placez une virgule entre chaque adresse mail.  
  • Plainte : si vous désirez enregistrer une plainte.  Vous trouverez davantage d’info dans ‘Comment enregistrer une plainte.’   
  • Remarque : un texte que vous pouvez ajouter et qui vous permet de communiquer avec un collaborateur de Renson et/ou toute personne qui a accès à ce dossier.  
  • Demande de service : si vous souhaitez passer une demande de service. Vous trouverez davantage d’info sur ‘Comment passer une demande de service ?’    .
  • Si vous sélectionnez le groupe-cible ‘interne’, chaque utilisateur couplé au même numéro de client pourra lire ce message. Attention : un collaborateur de Renson ne pourra pas lire ce message.

Puis-je ajouter une annexe à un dossier? +

Si on vous demande d’ajouter une annexe au dossier ou si vous souhaitez ajouter vous-même différents fichiers à votre demande, vous pouvez le faire dans l’onglet ‘Communication’. Cliquez sur ‘Ajouter’ et sélectionnez le type ‘Annexe’.  Complétez tous les champs et cliquez sur ‘Fichier’ ou ‘Choisir un fichier’.  Une fois que votre fichier est sélectionné, vous devez simplement cliquer sur ‘Enregistrer’.  Si vous souhaitez ajouter plusieurs fichiers, recommencez l’opération.

Puis-je supprimer une annexe? +

Vous pouvez supprimer ou désactiver les annexes que vous avez ajoutées.  Cliquez sur la roue dentée dans l’onglet ‘Communication’ de votre dossier et cliquez ensuite sur ‘Désactiver’. Votre annexe est supprimée.

Puis-je contacter ma personne de contact chez Renson? +

Via l’onglet ‘Communication’ vous pouvez faire un message du type ‘Remarque’. Cette remarque est envoyée à votre personne de contact chez Renson.  Si cette personne réagit, vous allez recevoir un mail avec la mention qu’il s’agit d’une réponse à votre remarque.

Puis-je envoyer des messages à des personnes qui n’ont pas accès au dossier sur e-REPS? +

A l’aide de l’onglet ‘Communication’ vous pouvez envoyer un message de type ‘E-mail’. Vous pouvez compléter plusieurs destinataires.  Les destinataires peuvent répondre simplement à votre mail.  Ces réponses sont ensuite envoyées à l’adresse mail couplée à votre numéro d’utilisateur e-REPS.

Si je réponds à un message, le correspondant est-il averti? +

Oui, le correspondant reçoit un mail avec la mention qu’il s’agit d’une réponse à un message qu’il/elle a envoyé.

Quelle est la différence entre une plainte et une demande de service? +

Les deux types de messages vous permettent d’enregistrer une plainte.  En cas de ‘Demande de service’, l’onglet ‘Configurateur’ est libéré à nouveau, ce qui vous permet de placer une commande de service.

Comment puis-je enregistrer une plainte? +

A l’aide de l’onglet ‘Communication’ vous pouvez ajouter un message de type ‘Plainte’.  Cette plainte est traitée par un collaborateur Renson.

Comment puis-je enregistrer une commande de service? +

Vous pouvez enregistrer une commande de service via le dossier originel ou via un nouveau dossier dans e-REPS.
 
Via le dossier d’origine :
Attention, vous ne pouvez placer une commande de service que dans un dossier qui a le statut ‘Terminé’.  Si vous souhaitez placer une demande de service pour une commande qui a un autre statut, veuillez contacter un collaborateur de Renson.
 
  1. Cherchez le dossier d’origine via ‘Aperçu des dossiers’
  2. Via l’onglet ‘Communication’ vous ajoutez un nouveau message de type ‘Demande de service’. Ceci enregistre automatiquement une plainte.  Le statut est modifié de ‘Terminé’ vers ‘Demande de service’.
  3. Renson poste un nouveau document dans l’onglet ‘Communication’ du type ‘Document de garantie’.  Ce document comporte les données suivantes :
    • Tous les numéros de garantie
    • Le nom du produit
    • Les dimensions – la couleur – le côté de la commande
    • Les codes articles des éléments
Vous recevez ce document dans votre boîte mail.  Vous pouvez utiliser les données de la liste de garantie lors de la réalisation de votre demande de service dans ‘Configurateur’.
  1. Vous configurez le produit souhaité dans l’onglet ‘Configurateur’.  Vous pouvez le faire via ‘Selon numéro de garantie’.  Ce numéro de garantie se trouve sur la confirmation de commande, la facture ou le document de garantie dans l’onglet ‘Communication’ ou dans votre boîte mail.  Si vous n’avez pas de numéro de garantie, vous pouvez choisir ‘Selon mesures’ et sous ‘Numéro de garantie’ compléter le numéro de commande.  En combinaison avec les dimensions, nous recherchons pour vous le numéro de garantie.  Si vous complétez le champ ‘Votre référence’ dans l’onglet ‘Configurateur’, ceci remplace la référence de la commande originale.  La commande de service reçoit alors une autre référence que la commande d’origine.  Si vous laissez ce champ libre, la commande de service va être reprise sous le même numéro que la commande initiale.
  2. Cliquez sur ‘Passer la commande’.
 
Via un nouveau dossier :
  1. Vous commencez une nouvelle demande, choisissez un groupe de produits et sélectionnez le produit  ‘Service’.
  2. Dans l’onglet ‘Configurateur’ vous configurez le produit souhaité.  Dans e-REPS vous pouvez commander ‘Selon numéro de garantie’.  Ce numéro de garantie se trouve sur la confirmation de commande ou la facture.  Si vous n’avez pas de numéro de garantie, vous pouvez choisir ‘Selon mesures’ et sous ‘Numéro de garantie’ compléter le numéro de commande.  En combinaison avec les dimensions, nous recherchons le numéro de garantie pour vous.   
  3. Cliquez sur ‘Passer la commande’.
Si vous souhaitez aussi enregistrer une plainte, vous pouvez ajouter un message dans l’onglet ‘Communication’ du type ‘Plainte’.

Où puis-je trouver davantage d’info au sujet d’une question spécifique ou réponse dans l’onglet ‘Configurateur’? +

A côté de chaque question vous pouvez cliquer sur un point d’interrogation.  Vous trouverez davantage d’info au sujet de la question et des réponses possibles.  
Vous pouvez aussi trouver cette info en cliquant au côté droit de votre écran sur ‘Info produit’.  L’information affichée est celle du champ de réponse que vous avez sélectionné à ce moment.

Comment puis-je modifier une ligne de commande? +

A côté de chaque ligne de commande se trouve un crayon.  Cliquez sur ce crayon et la ligne de commande apparaît à gauche dans le configurateur. Modifiez où c’est nécessaire et cliquez sous l’onglet ‘Configurateur’ sur ‘Modifier l’article’.

Comment puis-je ajouter plusieurs variantes d’1 ligne de commande rapidement? +

A côté de chaque ligne de commande se trouve un crayon.  Cliquez sur ce crayon et la ligne de commande apparaît à gauche dans le configurateur. Modifiez où c’est nécessaire et cliquez sous l’onglet ‘Configurateur’ sur ‘Ajouter’.

Comment puis-je supprimer une ligne de commande? +

Sélectionnez les lignes de commande que vous souhaitez supprimer en cliquant sur le carré blanc à côté de la ligne et ensuite en haut sur la poubelle.   
Si vous souhaitez supprimer toutes les lignes, cliquez sur le carré blanc à côté de ‘Quantité’ (toutes les lignes de la commande sont cochées) et cliquez ensuite sur la poubelle.

Comment enregistrer un code de promotion? +

Si votre entreprise entre en compte pour recevoir des ristournes promotionnelles, vous pouvez sélectionner un groupe de produits dans l’onglet ‘Configurateur’ avec la description ‘Actions promotionnelles’.  Cliquez sur ce groupe de produits et répondez à toutes les question.  Cliquez sur ‘Ajouter’ et demandez une offre.  Après quelques minutes vous recevrez une offre sur laquelle le numéro d’offre sera indiqué.  Ce numéro d’offre a la forme suivante : ##/######.

Comment recevoir l’offre avec la ristourne de promotion? +

Si votre entreprise entre en compte pour recevoir des ristournes promotionnelles, vous devez d’abord enregistrer un code de promotion.  Pour savoir comment procéder, consultez la rubrique ‘Comment enregistrer un code de promotion ?’..
Configurez les produits pour lesquels vous voulez obtenir une offre et complétez en dessous de chaque produit concerné le numéro d’offre (sans ‘/’) que vous avez reçu lors de l’enregistrement du code de promotion.   
CONSEIL : Vous pouvez utiliser le dossier dans lequel vous avez enregistré le code de promotion pour configurer les produits.  Quand vous avez enregistré le code de promotion et que vous avez reçu l’offre, vous pouvez supprimer cette ligne de ‘l’Aperçu des produits’. Cliquez ensuite sur ‘Modifier le groupe de produits’ et sélectionnez le bon groupe de produits, du produit pour lequel vous souhaitez demander une offre.  N’oubliez pas de compléter le numéro d’offre de l’enregistrement pour chaque produit!

Comment passer une commande avec un code de promotion? +

Si votre entreprise entre en compte pour recevoir des ristournes promotionnelles, vous devez d’abord enregistrer un code de promotion.  Pour savoir comment procéder, consultez la rubrique ‘Comment enregistrer un code de promotion ?’..
Configurez les produits que vous souhaitez commander et complétez sous chaque produit concerné le numéro d’offre que vous avez reçu lors de l’enregistrement du code de promotion.
CONSEIL : Vous pouvez utiliser le dossier dans lequel vous avez enregistré le code de promotion pour configurer les produits.  Quand vous avez enregistré le code de promotion et que vous avez reçu l’offre, vous pouvez supprimer ce produit de l’aperçu avec les produits ajoutés.  Cliquez ensuite sur ‘Modifier le groupe de produits’ et sélectionnez le bon groupe de produits, du produit pour lequel vous souhaitez passer une commande.  N’oubliez pas de compléter le numéro d’offre de l’enregistrement pour chaque produit!

Dans quel groupe de produits puis-je retrouver mon produit? +

Dans l’onglet ‘Configurateur’ vous trouverez en haut des groupes de produits un champ de recherche. Complétez le nom du produit.  e-REPS vous montrera les résultats de recherche.  Vous trouverez aussi entre parenthèses le groupe de produits dans lequel ce produit se trouve.  Il est possible que vous receviez plusieurs résultats pour certains produits.  En cliquant sur le produit, vous êtes automatiquement dirigé vers l’onglet ‘Configurateur’ de ce dossier. 
Attention : vous ne pouvez pas grouper des produits de différents groupes dans 1 seule demande.  Vous devez faire plusieurs dossiers. 
Vous pouvez bien sûr cliquer sur le groupe de produits souhaité et chercher votre produit en cliquant sur la liste de réponse de la question ‘produit’.

Coment puis-je remplacer un code couleur par un autre? Est-ce possible pour plusieurs lignes de commande en même temps? +

Cliquez sur le crayon à côté de la ligne de commande dont vous souhaitez changer le code couleur.  Cliquez sur la loupe et cliquez sur la couleur souhaitée.  Cliquez sur ‘Sélectionner’ dans le tableau de recherche et cliquez ensuite sur ‘Modifier’ sous la configuration pour la modifier.
Si vous souhaitez modifier un code couleur pour toutes les lignes de commande dans lesquelles ce code couleur apparaît, cliquez sur ‘Changer tout’ dans le tableau de recherche et confirmez.  Les lignes de commande avec un autre code couleur ne seront pas modifiées.

Comment puis-je changer un code de toile par un autre? Est-ce possible pour plusieurs lignes de commande en même temps? +

Cliquez sur le crayon à côté de la ligne de commande dont vous souhaitez changer le code de toile. Cliquez sur la loupe et cliquez sur la toile souhaitée. Cliquez sur ‘Sélectionner’ dans le tableau de recherche et cliquez ensuite sur ‘Modifier’ sous la configuration pour la modifier.
Si vous souhaitez modifier un code de toile pour toutes les lignes de commande dans lesquelles ce code de toile apparaît, cliquez sur ‘Changer tout’ dans le tableau de recherche et confirmez.  Les lignes de commande avec un autre code de toile ne seront pas modifiées.

Comment puis-je sauvegarder une configuration incomplète ? Et comment compléter ensuite cette configuration sauvegardée? +

Si votre configuration n’est pas encore complète, mais que vous souhaitez la sauvegarder, appuyez sur le bouton ‘Sauvegarder le concept’ au bas de la configuration. A l’aide du bouton ‘Modifier le concept’ vous pouvez ouvrir cette configuration à nouveau pour la compléter.
Attention : chaque fois que vous cliquez sur le bouton ‘Sauvegarder le concept’, le concept précédent est remplacé par le nouveau.

Comment puis-je modifier le groupe de produits? +

Lorsque vous vous trouvez dans un groupe de produits déterminé, vous pouvez sélectionner un autre groupe de projet avec le bouton ‘Modifier le groupe de produits’. Ceci est possible uniquement tant qu’il n’y a pas de lignes de commande ajoutées à l’ ’Aperçu des produits’.

Comment puis-je ajouter de l’info ou des notes pour un groupe de produits particulier? +

Après avoir sélectionné un groupe de produits, vous pouvez à l’aide de l’onglet ‘Notes’ à droite de l’écran, ajouter de l’information en rapport avec le groupe de produits sélectionné.  Pour ajouter une note, vous devez appuyer sur le bouton ‘Editer’. Ensuite vous sauvegardez vos notes à l’aide du bouton ‘Enregistrer’.  L’info que vous ajoutez sera visible dans tous les dossiers où vous travaillez avec ce groupe de produits.  Ce contenu peut aussi être consulté par tous les utilisateurs couplés au même numéro de client.

Comment puis-je enregistrer une commande de service? +

Vous pouvez enregistrer une commande de service via le dossier originel ou via un nouveau dossier dans e-REPS.
 
Via le dossier d’origine :
Attention, vous ne pouvez placer une commande de service que dans un dossier qui a le statut ‘Terminé’.  Si vous souhaitez placer une demande de service pour une commande qui a un autre statut, veuillez contacter un collaborateur de Renson.
 
  1. Cherchez le dossier d’origine via ‘Aperçu des dossiers’
  2. Via l’onglet ‘Communication’ vous ajoutez un nouveau message de type ‘Demande de service’. Ceci enregistre automatiquement une plainte.  Le statut est modifié de ‘Terminé’ vers ‘Demande de service’.
  3. Renson poste un nouveau document dans l’onglet ‘Communication’ du type ‘Document de garantie’.  Ce document comporte les données suivantes :
    • Tous les numéros de garantie
    • Le nom du produit
    • Les dimensions – la couleur – le côté de la commande
    • Les codes articles des éléments
Vous recevez ce document dans votre boîte mail.  Vous pouvez utiliser les données de la liste de garantie lors de la réalisation de votre demande de service dans ‘Configurateur’.
  1. Vous configurez le produit souhaité dans l’onglet ‘Configurateur’.  Vous pouvez le faire via ‘Selon numéro de garantie’.  Ce numéro de garantie se trouve sur la confirmation de commande, la facture ou le document de garantie dans l’onglet ‘Communication’ ou dans votre boîte mail.  Si vous n’avez pas de numéro de garantie, vous pouvez choisir ‘Selon mesures’ et sous ‘Numéro de garantie’ compléter le numéro de commande.  En combinaison avec les dimensions, nous recherchons pour vous le numéro de garantie.  Si vous complétez le champ ‘Votre référence’ dans l’onglet ‘Configurateur’, ceci remplace la référence de la commande originale.  La commande de service reçoit alors une autre référence que la commande d’origine.  Si vous laissez ce champ libre, la commande de service va être reprise sous le même numéro que la commande initiale.
  2. Cliquez sur ‘Passer la commande’.
 
Via un nouveau dossier :
  1. Vous commencez une nouvelle demande, choisissez un groupe de produits et sélectionnez le produit  ‘Service’.
  2. Dans l’onglet ‘Configurateur’ vous configurez le produit souhaité.  Dans e-REPS vous pouvez commander ‘Selon numéro de garantie’.  Ce numéro de garantie se trouve sur la confirmation de commande ou la facture.  Si vous n’avez pas de numéro de garantie, vous pouvez choisir ‘Selon mesures’ et sous ‘Numéro de garantie’ compléter le numéro de commande.  En combinaison avec les dimensions, nous recherchons le numéro de garantie pour vous.   
  3. Cliquez sur ‘Passer la commande’.
Si vous souhaitez aussi enregistrer une plainte, vous pouvez ajouter un message dans l’onglet ‘Communication’ du type ‘Plainte’.

Comment puis-je commander une offre demandée antérieurement? +

Dans l’onglet ‘Historique du dossier’ vous recevez un aperçu de toutes les demandes.  Cliquez sur la demande souhaitée et confirmez.  Votre demande est ouverte dans l’onglet ‘Configurateur’.  Vous pouvez maintenant la travailler et commander.

Comment puis-je travailler sur une offre demandée antérieurement? +

Dans l’onglet ‘Historique du dossier’ vous recevez un aperçu de toutes les demandes.  Cliquez sur la demande souhaitée et confirmez.  Votre demande est ouverte dans l’onglet ‘Configurateur’.  Vous pouvez maintenant la travailler et la modifier.

Comment puis-je consulter les offres antérieures d’un dossier déterminé? +

Dans l’onglet ‘Historique du dossier’ vous recevez un aperçu de toutes les demandes.  Vous pouvez consulter le fichier PDF de toutes ces demandes en cliquant sur le logo PDF ou via la route dentée en cliquant sur ‘Voir PDF’.

Puis-je attribuer une date de livraison souhaitée à une commande? +

Si vous souhaitez attribuer une date de livraison à un dossier, vous pouvez le faire à l’aide de l’onglet ‘Information’.  Vous pouvez compléter la date souhaitée dans le champ ‘Date de départ souhaitée’.   Attention, si vous complétez ce champ, votre demande sera bloquée et devra être traitée par un collaborateur de Renson.  Il va examiner si cette date est possible et va l’attribuer au dossier si c’est le cas.  Vous pouvez alors la trouver dans l’onglet ‘Information’.

Dois-je toujours spécifier une condition de livraison? +

Non, si aucune condition de livraison n’est indiquée, ce sera la condition de livraison habituelle de Renson.  Si vous souhaitez une autre condition de livraison, vous pouvez le faire à l’aide de l’onglet ‘Information’.  Attention, votre demande sera bloquée et devra être traitée par un collaborateur de Renson.

Comment adapter un dossier ayant le statut offre? +

Quand un dossier a le statut ‘Offre’, il peut encore être adapté.  A l’aide du menu de navigation (icône petite roue dentée) dans la barre de menu en haut, vous trouverez l’option  ‘Retour au statut ‘Actif’’.  Cette barre de menu avec menu de navigation est toujours visible, dans n’importe quel tableau où vous vous trouvez.  Si vous choisissez l’option ‘Retour au statut ‘Actif’’, le statut de votre dossier sera changé en ‘Actif’.  Vous avez la possibilité de modifier votre demande dans l’onglet ‘Configurateur’.

Comment transformer un dossier offre en une commande? +

Pour transformer une demande d’offre en commande, vous devez d’abord modifier le statut de votre dossier de ‘Offre’ vers ‘Actif’.  Vous pouvez faire cela via le menu de navigation (roue dentée) dans la barre de menu en haut de la page.  Vous trouverez l’option ‘Retour au statut ‘Actif’’. Vous avez la possibilité de placer la commande dans l’onglet ‘Configurateur’.  Dans l’onglet 'Historique du dossier' vous trouverez toutes les demandes antérieures.  Vous trouverez comment les ouvrir dans l’onglet ‘Configurateur’, dans la question 'Comment commander une offre antérieure ?’.

Puis-je copier un dossier? +

Vous pouvez copier un dossier de 2 manières différentes.  Si vous vous trouvez dans l’aperçu de tous les dossiers, cliquez sur la roue dentée du dossier à copier et cliquez ensuite sur ‘Copier’.
Si vous vous trouvez déjà dans le dossier à copier, cliquez sur la roue dentée dans la barre de menu dossier et cliquez ensuite sur ‘Copier’.  
Dans les deux cas vous êtes immédiatement renvoyé à l’onglet ‘Information’ du nouveau dossier.  L’information du dossier copié est automatiquement reprise ainsi que l’ ’Aperçu des produits’ dans l’onglet ‘Configurateur’.  Vous pouvez bien sûr effectuer les modifications souhaitées.  Ni les messages dans ‘Communication’ ni l’ ’Historique du dossier’ ne sont copiés.

Comment puis-je indiquer les dossiers à suivre? +

Si vous souhaitez suivre spécialement certains dossiers, vous pouvez les indiquer comme ‘A suivre’.  Vous pouvez faire ceci en cliquant sur l’étoile devant l’ID web dans l’aperçu des dossiers.  L’étoile devient jaune.  Vos dossiers ‘A suivre’ seront toujours placés en tête de l’aperçu.

Comment rechercher un dossier particulier? +

Dans l’aperçu, vous pouvez filtrer un dossier en fonction de l’information dont vous disposez.  Vous pouvez utiliser les filtres suivants : 
  • Tout : Vous pouvez donner un terme au choix (webID, nom du client, n° client ou mot de la référence,…).  La fonction filtre va vous faire des propositions, et va les grouper par terme de recherche.  
  • WebID : Si vous connaissez l’identifiant web, vous pouvez l’utiliser pour la recherche.  C’est un numéro unique par dossier qui vous donne immédiatement le résultat recherché.  
  • Nom du client : vous pouvez chercher à l’aide du nom du client.
  • N° de client : si vous le connaissez, vous pouvez également rechercher avec le numéro de client.
  • Votre référence : vous pouvez également rechercher à l’aide de la référence (ou d’une partie)  
  • N° du dossier : Le numéro du dossier correspond au numéro de document de la dernière offre ou confirmation de commande publiée par Renson sur e-REPS.  Vous pouvez également chercher un dossier avec ce numéro.
La fonction de recherche va vous montrer les 10 résultats les plus pertinents.  Si vous ne trouvez pas le résultat souhaité, vous devez affiner votre critère de recherche.

Mon dossier n’est pas encore terminé. Comment l’indiquer? +

Si vous avez déjà complété quelques lignes de commande dans votre dossier, mais que vous n’avez pas terminé, vous pouvez donner un statut à votre dossier pour l’indiquer.  Il s’agit du statut ‘Incomplet’.  Cliquez sur la roue dentée dans la barre de menu et sélectionnez ‘Marquer comme ‘Incomplet’’.

Je suis à la recherche d’un document spécifique (facture, offre, confirmation de commande,…). Comment puis-je le trouver rapidement? +

En cliquant sur ‘Rechercher un document’ (voir barre de menu blanche en haut de la page) vous pouvez chercher un document.  Complétez la référence ou le numéro de dossier et vous avez immédiatement un aperçu de tous les documents relatifs à ce dossier. 
Attention : évitez les espaces après la description!

Puis-je marquer des dossiers existants avec le statut ‘annulé’? +

Vous pouvez le faire à condition qu’il n’y ait encore rien dans l’onglet ‘Communication’.  Vous devez sélectionner le dossier et cliquer sur le bouton avec la roue dentée.  Cliquez sur ‘Marquer comme ‘Annulé’’.  S’il y a quelque chose dans l’onglet ‘Communication’, vous ne pourrez indiquer que le statut ‘Terminé’.  Pour voir comment faire, lisez ‘Puis-je marquer des dossiers existants avec le statut ‘Terminé’?’.

Puis-je marquer des dossiers existants avec le statut ‘terminé’? +

Vous pouvez le faire à condition qu’il y ait quelque chose dans l’onglet ‘Communication’.  Vous devez sélectionner le dossier et cliquer sur le bouton avec la roue dentée.  Cliquez sur ‘marquer comme ‘Terminé’.  S’il n’y a encore rien dans l’onglet ‘Communication’, vous ne pourrez indiquer que le statut ‘annulé’.  Pour voir comment faire, lisez ‘Puis-je marquer des dossiers existants avec le statut ‘Annulé’?’